Ich habe vor ein paar Jahren im Rahmen einer Roadshow zusammen mit dem wunderbaren Team der AMX einen Vortrag zum Thema „The Perfect Meeting“ gehalten.
Wie sieht denn ein perfektes Meeting aus? Auch nicht anders, wie vor ein paar Jahren.
Immer noch gelten folgende Regeln:
- eine Agenda vor dem Meeting
- jeder ist auf das Meeting vorbereitet
- pünktliches Erscheinen
- die benötigte Technik funktioniert
- Einhaltung der Agenda
- Protokoll
- jeder ist bei der Sache
- Handys sind stumm
- volle Aufmerksamkeit
- Entscheidungen und To-Do’s werden definiert
- pünktliches Ende
Viele dieser Punkte haben etwas mit Effektivität und Disziplin zu tun, da können wir uns selbst an die Nase fassen.
Ein Punkt allerdings, der immer wieder für Verzögerungen und Frustration führt, ist, wenn die Technik nicht das tut, was sie soll. Wie viele Stunden werden wohl jedes Jahr verfeuert, wenn man warten muss, bis der Projektor endlich die Infos anzeigt, wenn die Videokonferenz nicht auf Anhieb funktioniert, wenn die Lautsprecher einfach keinen Ton von sich geben oder wenn sich wieder mal kein Flip-Chart auftreiben lässt. Oft habe ich erlebt, dass man dann per Handy auf dem Tisch die Verbindung zum entfernten Gesprächsteilnehmer aufbaut und sich eher schwerlich mit ihm unterhalten kann. An das Teilen von Dokumenten oder gemeinsames Arbeiten an Projekten ist so erst gar nicht zu denken. Passiert so etwas auch bei Kundengesprächen ist das mehr als peinlich, oder?
Nun ist es aber auch oft so, dass nicht jeder Raum über die entsprechende Technik verfügt. Der große, gut ausgestattete Boardroom für ein Meeting mit 2-3 Teammitgliedern einfach nicht gebucht werden darf. Der kleine Raum aber keine Videokonferenzausstattung hat. Somit sitzt man wieder zu dritt um einen Laptop und baut eine Verbindung über Skype und Co auf.
Wäre es da nicht effektiver, jeden Raum komplett ausgestattet zu haben? Wäre es nicht wunderbar, wenn man dafür Budget hätte?
Es gibt eine Lösung, die ich kürzlich kennenlernen durfte.
Die Commwall!
