In den Teilen 1-3 dieser kleinen Serie haben wir uns mit den finanziellen Folgen einer 10-Minuten-Wartezeit beschäftigt, mit Technik, die nicht so funktioniert, dass sie uns tatsächlich hilft und schließlich mit dem Imageschaden und den Folgen von verpatzten Veranstaltungen.
Mit dieser Problematik beschäftigen sich Firmen, in denen Mitarbeiter dasitzen und warten, bis die Technik funktioniert. Konferenzzentren, die mittelfristig schon keine Buchungen mehr erhalten, müssen sich ebenfalls mit dieser Aufgabenstellung befassen. Museen, in denen schlecht gewartete Technik den Besucher nicht zu Empfehlungen und Wiederkehr animiert. Dabei haben wir Bildungseinrichtungen bislang außeracht gelassen. Sie können es sich auch nicht leisten, mit solchen Pannen immer und immer wieder konfrontiert zu werden.
Die Technik, die uns umgibt, wird nicht einfacher, durch die sog. AV-IT Konvergenz oftmals sogar komplexer, weil noch mehr unterschiedliche Technologien miteinander funktionieren müssen.
Oftmals begegne ich dann auch dem scheinbar einfachen Weg, dass sich die IT dann auch noch um das bisschen Medientechnik kümmern soll oder der Veranstaltungstechniker sich dann auch noch mit der IT und dem Netzwerk beschäftigen soll. So ein Vorgehen führt in den meisten Fällen zu noch mehr Frustration und Technikproblemen.
Was ist also die Lösung?
Wie immer braucht es Spezialisten, die dafür sorgen, dass den Kunden ein unvergessliches Erlebnis dargeboten wird, die eigenen hoch bezahlten Mitarbeiter dann so kommunizieren und tagen können, dass ein Höchstmaß an Effektivität und Produktivität erzielt wird. In Zeiten von modernen Workspace-Umgebungen und entfernt teilnehmenden Kollegen wird dies immer wichtiger. Bildungseinrichtungen werden mittlerweile auch nach Kriterien wie „eingesetzte Unterrichtsmedien“ bewertet und wenn die Technik dann nicht funktioniert, fällt das Urteil der Studierenden meist wenig wohlwollend aus. Wenn Venues für Veranstaltungen vermietet werden, erwartet der Kunde zurecht, dass alles funktioniert.
Als Berater für die ICT AG habe ich den Bereich Operations/Betrieb kennengelernt und darf berichten, dass ich beim weiteren Ausbau dieses Geschäftsbereiches aktiv unterstütze.
Teams von hochqualifizierten und engagierten Mitarbeitern kümmern sich um die einwandfreie Funktion der Medientechnik, den Betrieb der medientechnischen Einrichtungen. Jahrelange Erfahrung zeichnet das Operations-Team aus und Kunden wie beispielsweise die Telekom, Accenture oder BMW vertrauen der ICT AG.
Selbstverständlich ist das Team dann vor Ort bei Ihnen, um schnell helfen zu können. Weitergedacht: es ist dafür zu sorgen, dass es erst gar nicht zu Problemen kommt. Proaktive Wartung, Überwachung der gesamten Anlage und Vorbereitung von Meetings und Events sind dabei wichtige Leistungen, die ein solches Team leisten können muss. Eine 24/7 Verfügbarkeit des Helpdesks für die Nebenzeiten ist dabei genauso unverzichtbar. Dabei spielt es keine Rolle, wer die Anlage errichtet hat. Alle diese Leistungen gehen weit über die Gewährleistung hinaus.
Ein typisches Vorgehen ist gemäss dem ITIL4-Modell und FM-konformen Prozessen definiert. Das Betriebskonzept der ICT AG ist ISO-zertifiziert.
Migrationsphase – Aufbau der Organisation und Dokumentation in einem Betriebshandbuch, Aufnahme der Assets, Aneignen der Orts- und Anlagenkenntnisse inkl. Einarbeitung des Betriebsteams, Einrichtung der Support-Systeme und Betriebsübernahme.
Betriebsphase – Nahtlose Betreuung zu den von Ihnen gewünschten Regelzeiten und darüber hinaus für Veranstaltungen, wenn erforderlich. Durch präventive und ad-hoc Maßnahmen sorgt das Betriebsteam für die Hochverfügbarkeit der medientechnischen Einrichtungen. Das Management umfasst die Einsatzplanung, das Berichtswesen, die Dokumentation und Kommunikation mit allen Schnittstellenpartner. Schnittstellenkommunikation.
Mögliche Services können sein:
- 1st-Level-Support per Telefon-Hotline oder persönliche Unterstützung der Nutzer im Konferenzraum
- Fehlerbeseitigung nach definierten Wiederherstellungszeiten
- Wartung und Pflege von Hardware, Software und Contents
- Veranstaltungsplanung, -durchführung und -management
Die Definition von Servicelevels gehört ebenso zu den Erfordernissen, wie die fortlaufende Verbesserung der Systeme und Abläufe. Eine geregelte und professionelle Shutdown-Phase bei Beendigung des Vertragsverhältnisses wird definiert.
Die Ziele eines Betriebskonzepts sind in jedem Projekt ähnlich:
Höchste Verfügbarkeit der Medientechnik
Konferenzräume, Funktionsräume, Systeme und Veranstaltungen verlangen höchste Verfügbarkeit der Technik.
Sofortige Nutzbarkeit aller Systeme und Funktionen
Jeder Nutzer ist dabei zu unterstützen, in kürzest möglicher Zeit die Infrastruktur produktiv nutzen zu können.
Perfekte Veranstaltungen
Pünktliche, reibungslose und für die Gäste als gelungen konzipierte Events unterstützen das Ziel, Sie als perfekten Gastgeber in Szene zu setzen.
Exzellente Kommunikation
Die Technik soll nicht auffallen, geräuschlos funktionieren und den Nutzern für ihre Kommunikationszwecke bestmöglich bereitstehen.
Langfristiger Werterhalt
Medientechnik bedeuten beträchtliche Investitionen, deren Wert durch fachgerechte Nutzung, Wartung und Instandsetzung so lang wie möglich zu erhalten ist.
Äußerst wirtschaftlicher Betrieb
Stets ist das Ziel zu verfolgen, die Kosten für den Betrieb begrenzen und senken zu können.
Kontinuierliche Verbesserung der Services
Die gefühlte Qualität des Services ist permanent zu verbessern.
Innovationen realisieren
Sich bietende Innovationen zur Steigerung der Produktivität und zeitgemäßen Weiterentwicklung von Systemen, Funktionen und Prozessen sind zu erschließen.
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Ich berate Sie gerne.
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