Das 10-Minuten-Problem

Ein Thema mit dem wir uns vor längerer Zeit bei einer AMX-Roadshow befasst haben, war die Zeit- und Geldverschwendung, die dadurch entsteht, dass man warten muss, bis die Technik in einem Meeting endlich funktioniert. Damals haben wir es „Perfect Meeting“ genannt. Meine damalige Kollegin hatte u.a. eine betriebswirtschaftliche Betrachtung zu diesem Thema erstellt. Vielleicht erinnern Sie sich sogar? 😉

Erlauben Sie mir, dass ich Sie in einer kleinen Serie auf dem Weg zum „Perfect Meeting“ begleite.

Ausgangssituation:

Meist haben wir nicht die Zeit oder die Möglichkeit einen Meetingraum vorzubereiten. Oft auch, weil der Raum vorher von Kollegen gebucht ist.

Nehmen wir einmal an, im Monat finden 5 Meetings statt, die erst nach 10 Minuten starten können, weil die Technik zunächst so weit gebracht werden muss, dass sie so funktioniert, dass das Meeting starten kann. Das Display den Bildinhalt zeigt, der mit allen geteilt werden soll, die Videokonferenz so eingerichtet ist, dass alle, auch die Kollegen im Homeoffice, am Meeting teilnehmen können. Dann noch der Sound, damit man die Kollegen auf der anderen Seite auch hört und das Mikrofon so eingerichtet ist, dass die Kollegen im Raum auch von der Gegenstelle störungsfrei und klar verstanden werden. Dafür sind 10 Minuten manchmal eine wirklich konservative Schätzung.

Unabhängig von der Medientechnik sind Umgebungsparameter wie überheizte oder zu kalte Räume, zu helle Räume oder unzureichend beleuchtete Räume, schlechte Luft und ungünstige Akustik weitere Punkte, die ein Meeting negativ beeinträchtigen können.

Mangelnde Vorbereitung auf das Meeting, fehlende Agenda, Unpünktlichkeit der Teilnehmer, mangelnde Meetingdisziplin, erst kurz vor dem Meeting einen freien Raum suchen sind weitere für viele alltägliche Situationen, mit denen man konfrontiert werden kann. Sich damit abfinden?

Zahlen:

Kleines Rechenbeispiel – betrachtet werden die Kosten für die Mitarbeiter und die nicht fakturierbare Arbeitszeit.

• 10 Minuten Verzögerung
• mit 5 hochqualifizierten Kollegen,
• die den Unternehmer im Durchschnitt rund 8.000€ pro Monat kosten und
• nicht fakturierbare Arbeitszeit in Höhe von 70,- € pro Stunde

Was schätzen Sie? Welche (vermeidbaren) Kosten entstehen?

Pro Mitarbeiter 1.200,-€ pro Jahr!

Kaufmännisch zu rechtfertigen?

Nachhaltig?

Nun haben Unternehmen meist mehr als nur einen Konferenzraum und mehr als nur 5 Meetings pro Monat mit 5 Mitarbeitern. Sprechen wir über 15 Mitarbeiter, die in Meetings 10 Minuten Zeit pro Meeting Ressourcen vergeuden? Oder gar 100 oder 500?

Kalkulation für 10 Meetings pro Mitarbeiter und diese 10-Minuten Zwangspause:

Ganz ehrlich, wann war Ihr letztes Meeting, welches dieses „10-Minuten-Problem“ hatte? Meines heute bei einer Videokonferenz.

Im nächsten Teil werden wir uns Konferenz- oder Schulungszentren, auch Hotels anschauen, die Räumlichkeiten vermieten. Große Veranstaltungen wie Kongresse oder Hauptversammlungen, die dieses 10-Minuten-Problem haben, leiden nicht nur unter finanziellem Verlust, auch der Imageschaden und viele peinliche Situationen und Fragen sind dann die Folgen. Würden Sie diese Location für Ihre nächste Veranstaltung wieder wählen?

Ich freue mich, wenn Sie mich weiter auf dieser Reise zum „Perfect Meeting“ begleiten.

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