Das „10-Minuten-Problem“ – die ganze Wahrheit

Erlauben Sie mir, dass ich Sie auf eine kleine Reise zum „Perfect Meeting“ begleite.


Ausgangssituation:

Meist haben wir nicht die Zeit oder die Möglichkeit einen Meetingraum vorzubereiten. Oft auch, weil der Raum vorher von Kollegen gebucht ist.

Nehmen wir einmal an, im Monat finden 5 Meetings statt, die erst nach 10 Minuten starten können, weil die Technik zunächst so weit gebracht werden muss, dass sie so funktioniert, dass das Meeting starten kann. Das Display den Bildinhalt zeigt, der mit allen geteilt werden soll, die Videokonferenz so eingerichtet ist, dass alle, auch die Kollegen im Homeoffice, am Meeting teilnehmen können. Dann noch der Sound, damit man die Kollegen auf der anderen Seite auch hört und das Mikrofon so eingerichtet ist, dass die Kollegen im Raum auch von der Gegenstelle störungsfrei und klar verstanden werden. Dafür sind 10 Minuten manchmal eine wirklich konservative Schätzung. 

Unabhängig von der Medientechnik sind Umgebungsparameter wie überheizte oder zu kalte Räume, zu helle Räume oder unzureichend beleuchtete Räume, schlechte Luft und ungünstige Akustik weitere Punkte, die ein Meeting negativ beeinträchtigen können. 

Mangelnde Vorbereitung auf das Meeting, fehlende Agenda, Unpünktlichkeit der Teilnehmer, mangelnde Meetingdisziplin, erst kurz vor dem Meeting einen freien Raum suchen sind weitere für viele alltägliche Situationen, mit denen man konfrontiert werden kann. Sich damit abfinden? 


Zahlen:

Kleines Rechenbeispiel – betrachtet werden die Kosten für die Mitarbeiter und die nicht fakturierbare Arbeitszeit. 

  • 10 Minuten Verzögerung
  • mit 5 hochqualifizierten Kollegen, 
  • die den Unternehmer im Durchschnitt rund 8.000€ pro Monat kosten und 
  • nicht fakturierbare Arbeitszeit in Höhe von 70,- € pro Stunde

Was schätzen Sie? Welche (vermeidbaren) Kosten entstehen?

Pro Mitarbeiter 1.200,-€ pro Jahr! 

Kaufmännisch zu rechtfertigen?

Nachhaltig?


Nun haben Unternehmen meist mehr als nur einen Konferenzraum und mehr als nur 5 Meetings pro Monat mit 5 Mitarbeitern. Sprechen wir über 15 Mitarbeiter, die in Meetings 10 Minuten Zeit pro Meeting Ressourcen vergeuden? Oder gar 100 oder 500? 

Kalkulation für 10 Meetings pro Mitarbeiter pro Monat und diese 10-Minuten Zwangspause:

Ganz ehrlich, wann war Ihr letztes Meeting, welches dieses „10-Minuten-Problem“ hatte?

Medientechnik

Vermeidbar dann, wenn wir von Technik sprechen, die nicht das tut, was der Nutzer will. 

Da gibt es noch die Konferenzräume, in denen man mit drei verschiedenen Fernbedienungen hantieren muss, um das Display oder den Projektor zu bedienen und damit die Klimaanlage und die Beschattung steuert. Dann gibt es noch das HDMI Kabel auf dem Tisch, welches am Notebook angeschlossen wird. Welcher Eingang muss nun gewählt werden? Manchmal haben wir auch noch VGA Kabel. „Hat jemand einen Adapter dabei?“ Manchmal hat aber auch der Kollege, der den Raum vorher nutzte, das HDMI Kabel einfach mitgenommen. Was dann? Techniker rufen!

Worst Case Szenario sicherlich, aber nicht gerade von der aussterbenden Sorte, oder? Oft findet man solche „Installationen“ übrigens bei den Firmen, die solche Lösungen integrieren und bei Ihren Kunden ganz hervorragende Arbeit leisten. Ich frage mich dann immer, wieso man nicht im eigenen Konferenzraum „State Of The Art“ zeigt. 

Eine integrierte Lösung wie die Commwall kann da schon für Klarheit sorgen und Premiumansprüche befriedigen. Hoch integriert und alles, was man braucht in einem Gerät. Die CollaborationApp von smartPerform rundet die Lösung ab.

Nun sprechen wir aber von zeitgemässen Installationen, bei denen man über ein Touchpanel oder iPad die grundlegenden Funktionen des Raums auswählen kann. Oftmals sind diese Programmierungen von Technikern geplant worden und der Programmierer macht das, was von ihm erwartet wird. Kryptische und kaum nachvollziehbare Menüs und Unterseiten, die eine Vielzahl von Auswahl- und Einstellmöglichkeiten bieten. Braucht der Nutzer das alles? Sollte der Nutzer, egal, in welchem Raum er sich befindet, nicht eine Bedienoberfläche vorfinden, mit der er innerhalb von Sekunden eine Anlage zum Laufen bringt? 

Was solche Bedienoberflächen angeht: warum orientieren wir uns nicht an der Vielzahl von Apps, die wir heute schon auf unserem Smartphone nutzen? Einfach intuitiv und intuitiv einfach. Die Hauptfunktionen sofort sichtbar und die Einstellungen sind mit dem Zahnrädchen erreichbar.

Und wenn etwas nicht funktioniert? Was macht man dann? Die Telefonnummer des Technikers suchen, ihn anrufen? Ihm eine Textnachricht senden? Oder einfach das Helpdesk über einen Button auf der Bedienoberfläche auswählen? Das wäre einfach.

Gehen wir mal davon aus, dass es diesen Button gibt. Es meldet sich sofort ein Techniker, der sieht, in welchem Raum es welches Problem gibt, von wem und für wen dieser Raum gebucht ist. Er kann im NOC von seinem Service Desk aus den Raum auch remote bedienen, damit das Meeting starten kann. Schöne neue Welt und Zukunftsmusik? 

Nein, das gibt es heute schon.

Automatisierung ist ein anderer Aspekt. Internet Of Things, künstliche Intelligenz soll helfen. Das Windows Collaboration Display (WCD) von Sharp zum Beispiel bietet eingebaute IoT Sensorik, mit denen die Raumtemperatur, Luftqualität, Bewegung, Luftfeuchte und Helligkeit gemessen wird. Diese Parameter können einer Raumsteuerung übergeben werden. Manchmal braucht man das aber gar nicht, weil der Raum schon „überwacht“ wird. Aber das ist Gebäudemanagement und hat mit Medientechnik nichts zu tun, höre ich da manchmal. Diese Systeme der TGA und Medientechnik miteinander „verheiraten“? Wie wäre das? Wird oftmals schon gemacht, aber könnte viel öfter zu effektiverem, produktiverem und wirtschaftlicherem Einsatz der Konferenzräume sorgen. Ein System für alles. Auch das gibt es heute schon. Wer setzt es bereits ein? 

Automatisierung kann auch sein, dass das Display oder der Projektor, bzw. das Signalmanagement erkennt, welches Signal, mit welcher Auflösung wo anliegt und entsprechend geroutet wird. Rudimentär und auch das ist in den meisten Fällen glücklicherweise schon realisiert. 

BYOD (Bring Your Own Device) ist ein anderes Thema. Kabelgewirr auf dem Tisch? Den richtigen Adapter mal wieder nicht zur Hand? Drahtlos wird das heute gelöst. Ohne Dongles. Video ohne Ruckeln. Sound möglichst in Hifi Qualität. Egal von welchem „mitgebrachten“ Gerät auf welche Senke. Das ist modernes Arbeiten und Collaboration. Ich durfte die Lösungen der Familie CYNAP von Wolfvision kennenlernen. Intuitiv, flexibel und hochwertige Übertragung mit Touch Back – so geht das.

Veranstaltungen

Wollen wir uns nun etwas näher mit Venues beschäftigen, die mit Veranstaltungen Geld verdienen, also Veranstaltungsräume samt funktionierender und benötigter Technik vermieten. Das können Konferenzräume in Hotels sein, Säle für große Veranstaltungen oder auch Hallen, in die viele Menschen zu Veranstaltungen eingeladen sind. Haupt- und Gesellschafterversammlungen sind sicherlich die Königsdisziplin, weil hier auch Vorgaben betreffend Redundanz und Contentverteilung in allen Bereichen, wo sich die Besucher, Teilnehmer und Gäste aufhalten, zu beachten sind. Hier fällt es freilich schwer, den monetären Schaden zu kalkulieren, wenn eine Veranstaltung zu spät beginnt oder Unterbrechungen aufgrund von Schwierigkeiten mit dem Equipment auftreten. Technikprobleme führen aber in jedem Fall zu einem Imageschaden und kann die Teilnehmer auch an der Professionalität des Veranstalters zweifeln lassen.

Ich habe das schon selbst erlebt, dass mein Mikrofon nicht funktionierte oder der Content vom Zuspieler nicht gezeigt werden konnte. Als Key-Note-Sprecher steht man dann da und muss einige peinliche Momente, Sekunden und sogar Minuten aushalten (können). Hier denken wir nicht an zehn Minuten, hier können Sekunden und wenige Minuten den Eindruck einer Veranstaltung trüben. Möchte man das nochmal haben? Wird man bei der nächsten Veranstaltung wieder bereitwillig zusagen? Was halten die Gäste, Kunden und Teilnehmer von so einer Veranstaltung? Würde ich als Veranstalter diesen Raum, diesen Technikdienstleister noch einmal buchen?

Da braucht es Fachleute, die schon vor der Veranstaltung sicherstellen, dass solche Pannen so gut als irgend möglich von vornherein ausgeschlossen werden. Technikteams, die dafür sorgen, dass redundante Systeme zur Verfügung stehen. Wenn es dann zu einer Panne kommt, braucht es unverzüglich den „Entpeinlicher“, wie es ein Kollege trefflich formuliert hat.


Gehen wir einen Schritt weiter und schauen uns Markenauftritte wie Messen und Showrooms an. Hier muss alles passen, die sog. Customer Experience wird dadurch geprägt, dass der Besuch zu einem hoffentlich unvergesslichen Erlebnis wird. Alles muss passen. 

Schwarze oder falsch kalibrierte Bildschirme oder LED-Wände, schlechter Sound, schwache Akkus, Rauschen oder falsch eingestellte Sprache bei den Audio-Guides oder sonstige Störungen trüben das Markenerlebnis nachhaltig. Premiummarken führen sich mit unzulänglicher Technik ad absurdum. Hier braucht es proaktive Wartung und allumfängliche Überwachung der eingesetzten Technik. Medientechnik, Beschallung, Licht, IT, alles muss funktionieren. Immer.

Wer sich darauf verlässt, dass am vorigen Tag alles funktioniert hat, ist schlecht beraten!

Mit dieser Problematik beschäftigen sich Firmen, in denen Mitarbeiter dasitzen und warten, bis die Technik funktioniert. Konferenzzentren, die mittelfristig schon keine Buchungen mehr erhalten, müssen sich ebenfalls mit dieser Aufgabenstellung befassen. Museen, in denen schlecht gewartete Technik den Besucher nicht zu Empfehlungen und Wiederkehr animiert. Dabei haben wir Bildungseinrichtungen bislang außeracht gelassen. Sie können es sich auch nicht leisten, mit solchen Pannen immer und immer wieder konfrontiert zu werden.

Die Technik, die uns umgibt, wird nicht einfacher, durch die sog. AV-IT Konvergenz oftmals sogar komplexer, weil noch mehr unterschiedliche Technologien miteinander funktionieren müssen.

Oftmals begegne ich dann auch dem scheinbar einfachen Weg, dass sich die IT dann auch noch um das bisschen Medientechnik kümmern soll oder der Veranstaltungstechniker sich dann auch noch mit der IT und dem Netzwerk beschäftigen soll. So ein Vorgehen führt in den meisten Fällen zu noch mehr Frustration und Technikproblemen.

Was ist also die Lösung?

Wie immer braucht es Spezialisten, die dafür sorgen, dass den Kunden ein unvergessliches Erlebnis dargeboten wird, die eigenen hoch bezahlten Mitarbeiter dann so kommunizieren und tagen können, dass ein Höchstmaß an Effektivität und Produktivität erzielt wird. In Zeiten von modernen Workspace-Umgebungen und entfernt teilnehmenden Kollegen wird dies immer wichtiger. Bildungseinrichtungen werden mittlerweile auch nach Kriterien wie „eingesetzte Unterrichtsmedien“ bewertet und wenn die Technik dann nicht funktioniert, fällt das Urteil der Studierenden meist wenig wohlwollend aus. Wenn Venues für Veranstaltungen vermietet werden, erwartet der Kunde zurecht, dass alles funktioniert.

Als Berater für die ICT AG habe ich den Bereich Operations/Betrieb kennengelernt und darf berichten, dass ich beim weiteren Ausbau dieses Geschäftsbereiches aktiv unterstütze.

Teams von hochqualifizierten und engagierten Mitarbeitern kümmern sich um die einwandfreie Funktion der Medientechnik, den Betrieb der medientechnischen Einrichtungen. Jahrelange Erfahrung zeichnet das Operations-Team aus und Kunden wie beispielsweise die Telekom, Accenture oder BMW vertrauen der ICT AG.

Selbstverständlich ist das Team dann vor Ort bei Ihnen, um schnell helfen zu können. Weitergedacht: es ist dafür zu sorgen, dass es erst gar nicht zu Problemen kommt. Proaktive Wartung, Überwachung der gesamten Anlage und Vorbereitung von Meetings und Events sind dabei wichtige Leistungen, die ein solches Team leisten können muss. Eine 24/7 Verfügbarkeit des Helpdesks für die Nebenzeiten ist dabei genauso unverzichtbar. Dabei spielt es keine Rolle, wer die Anlage errichtet hat. Alle diese Leistungen gehen weit über die Gewährleistung hinaus.

Ein typisches Vorgehen ist gemäss dem ITIL4-Modell und FM-konformen Prozessen definiert. Das Betriebskonzept der ICT AG ist ISO-zertifiziert.

Migrationsphase – Aufbau der Organisation und Dokumentation in einem Betriebshandbuch, Aufnahme der Assets, Aneignen der Orts- und Anlagenkenntnisse inkl. Einarbeitung des Betriebsteams, Einrichtung der Support-Systeme und Betriebsübernahme.

Betriebsphase – Nahtlose Betreuung zu den von Ihnen gewünschten Regelzeiten und darüber hinaus für Veranstaltungen, wenn erforderlich. Durch präventive und ad-hoc Maßnahmen sorgt das Betriebsteam für die Hochverfügbarkeit der medientechnischen Einrichtungen. Das Management umfasst die Einsatzplanung, das Berichtswesen, die Dokumentation und Kommunikation mit allen Schnittstellenpartner. Schnittstellenkommunikation.

Mögliche Services können sein:

  • 1st-Level-Support per Telefon-Hotline oder persönliche Unterstützung der Nutzer im Konferenzraum
  • Fehlerbeseitigung nach definierten Wiederherstellungszeiten
  • Wartung und Pflege von Hardware, Software und Contents
  • Veranstaltungsplanung, -durchführung und -management

Die Definition von Servicelevels gehört ebenso zu den Erfordernissen, wie die fortlaufende Verbesserung der Systeme und Abläufe. Eine geregelte und professionelle Shutdown-Phase bei Beendigung des Vertragsverhältnisses wird definiert. 


Die Ziele eines Betriebskonzepts sind in jedem Projekt ähnlich:


Höchste Verfügbarkeit der Medientechnik 

Konferenzräume, Funktionsräume, Systeme und Veranstaltungen verlangen höchste Verfügbarkeit der Technik.

Sofortige Nutzbarkeit aller Systeme und Funktionen 

Jeder Nutzer ist dabei zu unterstützen, in kürzest möglicher Zeit die Infrastruktur produktiv nutzen zu können.

Perfekte Veranstaltungen

Pünktliche, reibungslose und für die Gäste als gelungen konzipierte Events unterstützen das Ziel, Sie als perfekten Gastgeber in Szene zu setzen.

Exzellente Kommunikation

Die Technik soll nicht auffallen, geräuschlos funktionieren und den Nutzern für ihre Kommunikationszwecke bestmöglich bereitstehen.

Langfristiger Werterhalt

Medientechnik bedeuten beträchtliche Investitionen, deren Wert durch fachgerechte Nutzung, Wartung und Instandsetzung so lang wie möglich zu erhalten ist.

Äußerst wirtschaftlicher Betrieb

Stets ist das Ziel zu verfolgen, die Kosten für den Betrieb begrenzen und senken zu können.

Kontinuierliche Verbesserung der Services

Die gefühlte Qualität des Services ist permanent zu verbessern.

Innovationen realisieren

Sich bietende Innovationen zur Steigerung der Produktivität und zeitgemäßen Weiterentwicklung von Systemen, Funktionen und Prozessen sind zu erschließen.


Sind Sie an weiteren Informationen interessiert? 


oder Sie rufen mich für erste Informationen einfach an: 

+49 171 3766235

tk@av-profi.com



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